Buhalterinė apskaita – tai finansinių operacijų registravimo, klasifikavimo ir ataskaitų rengimo procesas, leidžiantis bet kuriai organizacijai sekti savo pinigų srautus, turtą ir įsipareigojimus. Tinkamai tvarkoma apskaita padeda vadovams priimti pagrįstus sprendimus, užtikrina įstatymų laikymąsi ir stiprina pasitikėjimą organizacija. Ši taisyklė vienodai galioja tiek verslo įmonėms, tiek ne pelno siekiančioms organizacijoms. Vis dėlto nevyriausybinės organizacijos (NVO) – asociacijos, viešosios įstaigos, labdaros fondai ir kiti – susiduria ir su specifiniais apskaitos iššūkiais. Žemiau apžvelgsime pagrindines ne pelno organizacijų buhalterinės apskaitos taisykles, aptarsime supaprastintos apskaitos galimybes, mokestinius aspektus ir galiausiai – kokią naudą šioms organizacijoms bei verslui teikia specializuotos buhalterinės paslaugos.
Ne pelno organizacijų buhalterinės apskaitos ypatumai
Nepelno organizacijų sąvoka apima įvairias teisines formas – tai ir asociacijos, ir labdaros bei paramos fondai, ir viešosios įstaigos (VšĮ). Asociacijos vienija narius bendram tikslui, viešosios įstaigos dažnai teikia paslaugas visuomenei, o fondai administruoja gautą paramą – tačiau visų šių subjektų buhalterinė apskaita turi bendrą uždavinį: užtikrinti skaidrų lėšų judėjimo fiksavimą ir atskaitomybę. Nepaisant skirtingo teisinio statuso, visoms joms taikomi panašūs apskaitos reikalavimai, o esminis požymis – jos nesiekia pelno asmeninei naudai, todėl gautos lėšos turi būti panaudojamos visuomeninei veiklai.
Ne pelno siekiančios organizacijos privalo laikytis tų pačių bendrųjų apskaitos principų kaip ir verslo įmonės, tačiau jų veiklos pobūdis lemia tam tikras apskaitos ypatybes. Tai reiškia, kad ir NVO apskaitoje taikomas dvejybinio įrašo metodas, kai kiekviena operacija fiksuojama dvejose sąskaitose, debetuojama viena ir kredituojama kita, užtikrinant balansą. Ataskaitos sudaromos periodiškai, dažniausiai kas finansinius metus, duomenys registruojami remiantis patikimais dokumentais, o apskaitoje laikomasi neutralaus ir atsargaus požiūrio – net ir esant ne pelno tikslui, finansai turi būti vaizduojami objektyviai. Šie visuotiniai apskaitos principai nustatyti teisės aktuose ir standartizuoti, todėl tiek verslo, tiek ne pelno sektoriaus buhalterija turi bendrą „kalbą“. Pagrindinis skirtumas – šios organizacijos nesiekia pelno akcininkams ar savininkams, todėl visos gautos pajamos turi būti panaudotos organizacijos misijai ir tikslams įgyvendinti. Tai atsispindi apskaitoje: nėra pelno paskirstymo įrašų, o bet koks finansinis perviršis lieka organizacijoje kaip rezervas būsimai veiklai finansuoti.
Atskaitomybė ir finansinės ataskaitos
NVO apskaitoje didžiulis dėmesys skiriamas skaidrumui ir atskaitomybei. Jos privalo viešai skelbti savo metines finansines ataskaitas, veiklos ataskaitą ar metinį pranešimą, o kartais – ir auditoriaus išvadą. Paprastai rengiamos tokios finansinės ataskaitos kaip balansas, parodantis turto, įsipareigojimų ir grynojo turto dydį, veiklos rezultatų ataskaita bei aiškinamasis raštas. Be jų, nevyriausybinės organizacijos dar turi parengti veiklos ataskaitą, kurioje nurodomos gautos paramos sumos ir detaliai paaiškinama, kaip ši parama panaudota per ataskaitinius metus. Toks atskaitomybės paketas skirtas užtikrinti skaidrumą ir atsiskaityti visuomenei bei rėmėjams.
Pagal galiojančius reikalavimus, ne pelno organizacijų, tokių kaip asociacijos, metinės ataskaitos turi būti patvirtintos aukščiausiojo valdymo organo – dažniausiai visuotinio narių susirinkimo – per 4 mėnesius nuo finansinių metų pabaigos. Vėliau ataskaitos teikiamos Juridinių asmenų registrui, kad jos būtų prieinamos viešai. Tai reiškia, kad kiekvienas visuomenės narys gali susipažinti su NVO finansine būkle, o organizacija, nepateikusi ataskaitų laiku, gali sulaukti įspėjimų ar kitų sankcijų. Jei NVO turi savo interneto svetainę, privalu joje paskelbti bent pagrindines ataskaitas – kad informacija būtų lengvai pasiekiama visiems suinteresuotiems asmenims.
Neretai NVO, ypač mažesnės, gali taikyti supaprastintą atskaitomybės formą. Lietuvos finansų ministro įsakymu patvirtintos taisyklės leidžia mažoms NVO, neturinčioms darbuotojų ir kurių metinės pajamos neviršija nustatyto dydžio, tvarkyti apskaitą paprastesniu būdu – nereikalaujama sudaryti pilno finansinių ataskaitų rinkinio, pakanka metinės ataskaitos. Tokia supaprastinta atskaitomybė sumažina administracinę naštą, tačiau ji nėra atsisakymas nuo skaidrumo: NVO vis tiek turi registruoti visas pajamas ir išlaidas, saugoti dokumentus, o svarbiausia – pasirūpinti, kad veiklos ir finansų apskaita būtų aiški ir suprantama.
Mokestiniai ypatumai ne pelno sektoriuje
NVO buhalterija turi atsižvelgti ir į tam tikrus mokestinius ypatumus. Dauguma pelno nesiekiančių organizacijų naudojasi tam tikromis mokestinėmis lengvatomis. Pavyzdžiui, pagal Lietuvos įstatymus asociacijos, viešosios įstaigos ir fondai, vykdantys visuomenei naudingą veiklą, nemoka pelno mokesčio nuo pajamų, kurias panaudoja savo įstatuose numatytiems tikslams finansuoti. Tai reiškia, kad visa surinkta parama, nario mokesčiai ar kitos pajamos, išleistos organizacijos misijai, yra atleidžiamos nuo pelno mokesčio. Tokia lengvata skatina NVO veiklą, tačiau kartu nustato griežtą reikalavimą – finansai turi būti naudojami tikslingai ir pagrįstai, o jų apskaita – aiškiai atskirti nuo galimos komercinės veiklos.
Jei NVO vis dėlto vykdo šalutinę komercinę veiklą, pavyzdžiui parduoda suvenyrus, teikia mokamas paslaugas, nuomoja turtą, gautos pajamos gali būti apmokestinamos pelno mokesčiu įprastine tvarka, nebent tos pajamos tiesiogiai skiriamos organizacijos tikslams. Dėl to buhalterijoje labai svarbu atskirti, kurios pajamos yra tikslinės (paramos, nario įnašai), o kurios – ūkio pajamos. Teisingai sugrupavus pajamas, galima tinkamai apskaičiuoti apmokestinamąjį pelną ir neprarasti NVO statusui taikomų lengvatų.
Kitas svarbus aspektas – gyventojų pajamų mokesčio (GPM) parama. Lietuvoje gyventojai gali skirti dalį (šiuo metu 1,2%) savo GPM konkrečiai pasirinktai nevyriausybinei organizacijai. Šios lėšos laikomos tikslinėmis paramos pajamomis, kurias NVO privalo naudoti pagal nustatytas taisykles ir detaliai atsiskaityti VMI. Buhalterinėje apskaitoje tokios pajamos fiksuojamos atskirai, o joms pasibaigus, rengiamos ataskaitos, kaip pinigai panaudoti – tai lemia didesnę atskaitomybę, bet drauge ir suteikia visuomenei galimybę remti mėgstamas organizacijas.
Kaip ir bet kuris darbdavys, NVO, turinčios samdomų darbuotojų, privalo skaičiuoti ir mokėti su darbo santykiais susijusius mokesčius – gyventojų pajamų mokestį, socialinio draudimo, sveikatos draudimo įmokas. Ši pareiga galioja nepriklausomai nuo ne pelno statuso. Be to, jeigu NVO yra registruota PVM mokėtoja, pavyzdžiui, dėl vykdomos ekonominės veiklos, ji turi teikti PVM deklaracijas ir mokėti PVM mokestį kaip ir bet kuri įmonė. Nesilaikant mokestinės drausmės, NVO gali sulaukti VMI sankcijų ar net prarasti paramos gavėjo statusą, todėl labai svarbu atidžiai vykdyti visas mokestines prievoles.
Pastebėtina, jog didesnės NVO privalo turėti ir auditoriaus patikrinimą. Jei nevyriausybinė organizacija viršija nustatytas finansinių rodiklių ribas, ji privalo pasitelkti nepriklausomą auditorių, kuris patikrintų finansines ataskaitas. Net jeigu įstatymiškai auditas neprivalomas, nemažai tarptautinių fondų ar didelių rėmėjų reikalauja, kad jų remiamų NVO finansinė atskaitomybė būtų audituota. Vadinasi, skaidri ir tvarkinga buhalterija NVO viduje galiausiai palengvina bendradarbiavimą su rėmėjais ir atveria kelius gauti didesnę paramą.
Specializuotos buhalterinės apskaitos paslaugos
Tiek ne pelno organizacijos, tiek verslo įmonės, susidurdamos su apskaitos iššūkiais ar neturėdamos vidinių resursų, vis dažniau pasitelkia specializuotas buhalterinės apskaitos paslaugas. Tai reiškia, kad organizacija nusprendžia nebesamdyti arba neturėti savo buhalterio, o patiki šias užduotis išorinei įmonei arba profesionaliam buhalteriui, kuris prižiūri finansus nuotoliniu būdu. Kodėl toks sprendimas populiarėja ir kokią naudą jis teikia?
Šiuolaikinėje rinkoje vis labiau pastebima tendencija patikėti buhalterinės apskaitos funkciją išoriniams specialistams. Tai suteikia prieigą prie kvalifikuotos komandos ir modernių išteklių be poreikio samdyti vidinį darbuotoją. Buhalterinės paslaugų įmonės aptarnauja daugelį klientų, todėl gali pasiūlyti lanksčias kainas: jei per mėnesį turite nedaug apskaitos operacijų, mokėsite atitinkamai nedaug, o veiklai augant – paslaugų apimtis ir kaina didės proporcingai. Toks sprendimas padeda smulkioms organizacijoms naudotis aukšto lygio apskaitos priežiūra tarsi jos turėtų savo buhalterį, tačiau už gerokai mažesnę kainą.
Beje, kai kurie buhalterinių paslaugų teikėjai specializuojasi būtent tam tikruose sektoriuose. Vienos įmonės turi didelę patirtį dirbant su nevyriausybinėmis organizacijomis, kitos – su prekybos, gamybos ar kitų sričių įmonėmis. Renkantis partnerį, verta atsižvelgti į jo kompetenciją jūsų veiklos srityje – buhalteris, gerai išmanantis NVO veiklos specifiką ar konkrečią rinką, galės suteikti dar daugiau naudos ir konsultacijų.
Profesionalumas ir efektyvumas
Specializuotos paslaugos užtikrina, jog apskaitą tvarkys profesionalai, nuolat sekantys teisės aktų pakeitimus ir turintys patirties įvairiose situacijose. Išorės buhalteriai paprastai aptarnauja ne vieną klientą, todėl susiduria su pačiais įvairiausiais atvejais – tai leidžia jiems greičiau rasti tinkamus sprendimus net nestandartinėse situacijose. Dėl patirties ir žinių bagažo jie padeda išvengti klaidų, galinčių sukelti finansinių nuostolių ar teisinių nesklandumų. Taip pat svarbu, kad buhalterinių paslaugų įmonės pačios investuoja į darbuotojų kvalifikaciją, naujausią programinę įrangą, todėl klientas gauna paslaugą, atitinkančią naujausius standartus.
Laiko ir kaštų taupymas
Pasirinkus buhalterinės apskaitos paslaugas, įmonės ar NVO vadovai gali atsikvėpti – daugybė rutininių finansinių darbų perduodami išorėje. Nebereikia gilintis į buhalterijos subtilybes, sekti kiekvienos sąskaitos ar kvito, nes tuo užsiima specialistai. Tai ypač aktualu mažoms organizacijoms, kur vadovas ar keli entuziastai anksčiau apskaitą tvarkydavo patys, skirdami tam savo laiką po pagrindinių darbų. Dabar šį laiką jie gali skirti tiesioginei veiklai: projektų vykdymui, narių paieškai, verslo plėtrai ar klientų aptarnavimui. Kalbant apie kaštus – iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti, kad mokėti už paslaugą yra papildomos išlaidos, bet dažnu atveju tai taupo pinigus. Juk nereikia kurti darbo vietos buhalteriui, pirkti apskaitos programų licencijų, mokėti mokesčių už darbuotoją ir pan. Išorės buhalteris ar įmonė moka pati už savo veiklos išlaikymą, o klientas sumoka tik sutartą paslaugos kainą. Be to, kainodara dažnai pritaikyta prie darbų apimties – tai sąžininga ir patogu.
Paslaugų spektras
Buhalterinės apskaitos paslaugos paprastai apima platų spektrą darbų, kuriuos galima pritaikyti pagal poreikį. Pavyzdžiui, pagrindinės siūlomos paslaugos dažnai būna: pirminių dokumentų, sąskaitų faktūrų, kvitų, mokėjimų, registravimas apskaitoje, kasos operacijų apskaita, banko operacijų suvedimas, ilgalaikio turto apskaita, avansinių apyskaitų tvarkymas, atlyginimų skaičiavimas, mokesčių deklaracijų pildymas ir teikimas (VMI, SODRAI, statistikos departamentui), metinių finansinių ataskaitų sudarymas ir pateikimas, konsultacijos apskaitos ir mokesčių klausimais, atstovavimas klientui mokesčių patikrinimų metu ir kt. Šį sąrašą galima susiaurinti ar praplėsti – tarkime, vienai organizacijai gali reikėti tik metinio balanso sudarymo ir keleto deklaracijų pateikimo, o kitai – pilno buhalterijos vedimo su kasdiene dokumentų apskaita ir nuolatiniu konsultavimu. Lankstumas – didelis privalumas, nes klientas moka tik už tai, ko realiai reikia.
Technologiniai sprendimai
Šiandien buhalterinės paslaugos neatsiejamos nuo šiuolaikinių technologijų. Daugelis apskaitos įmonių dirba su moderniomis debesų kompiuterijos programomis, leidžiančiomis klientams realiu laiku stebėti savo finansinius duomenis, pasiekti ataskaitas internetu. Dokumentai vis dažniau teikiami elektroniniu būdu, pasirašomi skaitmeniniais parašais – tai taupo laiką ir popierių. Taip pat diegiami automatiniai priminimai apie sąskaitų pateikimą, mokesčių mokėjimo terminus, kas padeda išvengti žmogiškų užmaršumo klaidų. Bendradarbiaudamas su inovatyvia buhalterinių paslaugų įmone, klientas pajunta, kad apskaita gali vykti nuotoliniu būdu, greitai ir sklandžiai, nesvarbu, kur jis bebūtų. Tai ypač naudinga, kai įmonės vadovas ar asociacijos valdyba yra išsibarsčiusi geografiškai – visi gali turėti aktualią finansinę informaciją tiesiog savo kompiuteriuose ar telefonuose.
Ramybė ir pasitikėjimas
Galiausiai, vienas reikšmingiausių buhalterinių paslaugų privalumų – tai užtikrintas jausmas, kad finansai yra gerose rankose. Įmonei ar NVO, perdavusiai apskaitą specialistams, nebereikia nuogąstauti, ar teisingai paskaičiavo mokesčius, ar nepamiršo pateikti deklaracijos, ar tvarkingai veda buhalterinį registrą. Daug klausimų, kamavusių vadovus, dingsta, nes jais rūpinasi atsakingi profesionalai. Ši „ramybės garantija“ leidžia drąsiau planuoti veiklą. Be to, išorės buhalteriai – tarsi neutralūs patarėjai – gali objektyviai įvertinti įmonės finansus, pastebėti rizikas ar rezervus, kurių patys darbuotojai nebūtinai pamatytų. Tvarkinga apskaita didina ir pačios organizacijos prestižą: tiek verslo partneriai, tiek ir visuomenė labiau pasitiki skaidriai veikiančia įstaiga. Galima sakyti, jog profesionali buhalterija – tai tvirtas pamatas, ant kurio laikosi viso verslo ar ne pelno projekto namas.
Apibendrinant galima teigti, kad buhalterinė apskaita – tai kiekvienos organizacijos finansų valdymo pagrindas ir sėkmės rodiklis. Ne pelno organizacijose skaidri ir tvarkinga apskaita padeda įrodyti jų veiklos prasmingumą bei pateisinti visuomenės pasitikėjimą, o verslo įmonėse – užtikrina stabilų augimą ir gebėjimą laiku vykdyti įsipareigojimus. Buhalterinės apskaitos paslaugos – tai šiuolaikiškas sprendimas, leidžiantis atsikratyti varginančių rutininių darbų ir sutelkti dėmesį į esminius tikslus. Kiekviena investicija į tinkamą apskaitą anksčiau ar vėliau atsiperka su kaupu – tvarkingi finansai padeda išvengti problemų ateityje, sustiprina tarpusavio pasitikėjimą organizacijos viduje ir su išorės partneriais, bei sukuria tvirtą pamatą tolimesnei plėtrai.
Pranešimą paskelbė: Viktorija Norkienė, UAB BITHUB
