dokumentų naikinimas

Dokumentų naikinimas: ką apie tai reikia žinoti?

dokumentų naikinimasKiekvienas iš mūsų,  nepriklausomai nuo padėties, užimamos pozicijos ar vykdomos veiklos, kasdien atliekame daugybę veiksmų. Vienas iš jų yra dokumentų naikinimas. Ir nors nemaža dalis žmonių yra linkę galvoti, kad šis veiksmas dėmesio yra vertas mažai, tokia nuomonė turėtų būti labai greitai pakeista: yra nemažai dalykų, kuriuos  reikia žinoti apie veiksmą, priešingu atveju, galite netgi pakenti net patys sau. Kaip to išvengti  ir ką apskritai reikia žinoti apie šį procesą? Apie tai pakalbėsime jau netrukus.

Visų pirma, dėmesį verta atkreipti į tai, ką apskritai reiškia dokumentų naikinimas. Šio proceso esmė – sunaikinti tam tikrą dokumentą taip, kad niekas nebegalėtų sužinoti, kokia informacija jame buvo pateikta. Būtent todėl šios priežasties verta akcentuoti patį svarbiausią dokumentų naikinimo privalumą – jei dokumentas bus sunaikintas tinkamai, išvengsite informacijos nutekinimo, dėl kurio, neretai kyla įvairių nesusipratimų, netgi gali būti patiriami nuostoliai.

Kokie dokumentai  būti sunaikinami? Tai dar vienas klausimas, į kurį turite žinoti atsakymą. Ir nors nėra jokių griežtų apibrėžčių, kokie dokumentai turėtų būti sunaikinami, o kokie – ne (galima naikinti viską, kas, neturėtų patiekti į kitų rankas), rekomenduojama pirmenybę teikti tiems dokumentams, kuriuose yra pateikiama konfidencialios informacijos, pavyzdžiui, mokėjimo kortelės PIN kodas, taip pat reikėtų naikinti ir tuos dokumentus, kuriose yra minimos pavardės, vardai, adresai, telefonų numeriai ir pan.

Ne ką  mažiau svarbus yra ir kitas dalykas: kas turtų atlikti  dokumentų naikinimą? Norint atsakyti į šį klausimą reikia akcentuoti, kad galioja net du pasirinkimai. Dokumentus galima sunaikinti patiems (tereikia laikytis tam tikrų saugumo taisyklių). Bene pats paprasčiausias  būdas sunaikinti dokumentus namų sąlygomis – sudeginti. Tačiau egzistuoja ir kitas pasirinkimas, kuris ypač pravers įmonėms ar pavieniams asmenims, kurie turi sunaikinti didelį kiekį dokumentų – belieka tik kreiptis į įmonę, kuri teikia dokumentų naikinimo paslaugas. Reikia akcentuoti, kad įmonių, teikiančių tokio pobūdžio paslaugas vis daugėja, tad išsirinkti tikrai nebus sudėtinga.

Jei dokumentus nuspręsite sunaikinti patys, tai jums nekainuos nieko – tereiks užsikurti židinį ir saugiai sudeginti tai, kas ir turi būti panaikinta, tačiau tuos žmones, kurie planuoja kreiptis į dokumentų naikinimo paslaugas teikiančias įmones, ko gero, domina, kokia yra tokios paslaugos kaina.  Norint atsakyti į šį klausimą, reikia akcentuoti, kad beveik neįmanoma nusakyti tikslios šios paslaugos kainos, nes dažniausia ją lemia du veiksniai: popieriaus rūšis bei dokumentų kiekis. Kuo dokumentų popierius yra kokybiškesnis ir kuo jų daugiau, tuo  paslauga bus brangesnė.

Nesuklysime pasakydami ir tai, kad yra žmonių, kurie norėtų pasinaudoti šia paslauga, nes geba įvertinti jos teikiamus privalumus, tačiau tuo pat metu bijosi ir to, kad neva nėra garantijos, ar dokumentai tikrai  bus sunaikinti, ar tai tikrai bus atlikta kokybiškai. Visus taip manančius asmenis belieka tik nuraminti – šią paslaugą teikiančios įmonės suteikia galimybę įmonės atstovus stebėti visą dokumentą naikinimo procesą – tokiu atveju iš tiesų nekyla abejonių, kad viskas bus atlikta taip, kaip reikia. Dažnu atveju yra apsirašoma ir sutartis, patvirtinanti, kad įmonės atstovas neturi pretenzijų dėl atlikto darbo kokybės.

Na, o pabaigai – dar vienas akcentas. Reikia pastebėti, kad kai kurios įmonės siūlo galimybę dokumentų naikinimą atlikti įvairiais lygiais – kuo jis aukštesnis, tuo didesnis saugumas garantuojamas. Na, o, ką pasirinkti, lieka spręsti pačiam paslaugos užsakovui. Yra įmonių, kurios siūlo net 5 ar 6 dokumentų naikinimo lygius.

 

(Perskaityta per mėnesį: 164, iš jų šiandien: 1.)

About rasytojas